Praktični savjeti za lakše korištenje.

Razumijemo, početak sezone je najluđi dio godine i zadnje što vam treba je još jedna obveza. Ipak, upravo sada nemate nikakav zaostatak, a svaki trening koji upišete danas je trening koji ne morate rekonstruirati u studenom. Ako vam je lakše, krenite s jednom grupom pa proširite kad vidite kako ide.

Pošteno, nitko ne voli kupovati mačka u vreći. Zamolili bismo vas samo za jedan tjedan pravog testa: sve grupe, svaki trening, bez rezervnog bloka. Ako vam nakon tog tjedna bude teže nego prije, recite nam odmah jer je to onda naš posao za popraviti, ne vaš.

Znamo odakle dolazi taj osjećaj, papir je siguran jer ga držite u ruci. Problem je što tada imate dvije verzije istine i jedna je uvijek zastarjela, a posao je dvostruk pa se odustane već drugi tjedan. Neka papir ostane u torbi kao rezerva ako vam tako treba, ali neka se upisuje samo na jedno mjesto.

Tako smo i mi mislili dok nismo mjerili. Prepisivanje dvadesetak treninga odjednom je sat vremena posla i nekoliko pogrešaka po sjećanju, a isto to na treningu traje pola minute i gotovo je prije nego što ste izašli iz dvorane. Jedno pravilo štedi najviše vremena: nikad ne radite dvaput ono što se može odraditi jednom.

Slažemo se, mobitel ne smije postati trening. Zato smo napravili Brzi način: sučelje za jednu ruku koje otvara samo današnji raspored, grupu i popis članova. Trener kucne po imenima prisutnih i sprema, bez izbornika, pretraživanja i skrolanja kroz administraciju.

Brže je dok pišete, ali papir na kraju ipak netko prepisuje, pa se traži tko je platio, pa se broji tko je koliko dolazio. Ako pišete na papir i kasnije prepisujete, sami sebi dajete dupli posao. Naš je zadatak da prijelaz bude što bezbolniji, vaš je samo da prvih nekoliko treninga ne posegnete za blokom.

U Brzom načinu nema što naučiti. Otvori, vidi današnji trening, kucni po imenima, spremi. Ako trener zna primiti poruku na mobitelu, zna i evidentirati dolaske.

Onda se evidencija unosi odmah nakon treninga, dok su imena još svježa, i to je i dalje jedan unos umjesto dva. Važno je samo da se ne odgodi na kraj tjedna. Javite nam u kojim je dvoranama problem jer nam je to konkretan podatak za razvoj.

Radi na bilo kojem mobitelu, tabletu ili računalu, kroz obični preglednik. Nema instalacije i ne zauzima memoriju uređaja. Potrošnja podataka je manja nego kod otvaranja jedne fotografije.

Ovo nije nadzor nego dokaz rada. Kad grad, savez ili sufinancijer pita koliko je treninga održano i koliko je djece dolazilo, voditelj s evidencijom ima odgovor u tri sekunde, a voditelj bez nje se pravda. Evidencija štiti trenera, ne opterećuje ga.

Obavijesti, privole i uplatnice stižu na mail, pa roditelj ne mora nigdje ulaziti da bi znao što se događa. U portal ulazi samo onaj tko želi vidjeti povijest dolazaka i uplata. Portal je namjerno sveden na nekoliko ekrana, bez ijedne suvišne opcije.

Za njih vi radite sve iz administracije. Privolu i obavijest označite umjesto njih kad vam kažu uživo, uplatnicu ispišete i date na ruke. Klub i dalje ima potpunu evidenciju, bez obzira na to kojim je putem informacija stigla.

Neka i dalje javljaju kako im je lakše, nitko ne mora mijenjati naviku. Razlika je što poruka nakon dva dana nestane u povijesti chata, a upisan izostanak ostaje trajno uz dijete. Kad vas u lipnju pitaju zašto dijete nešto nije ostvarilo, gledate evidenciju, ne prepisku.

Roditelj u portalu vidi svoje uplatnice, iznose i status, a uplatnicu s barkodom i QR kodom otvara i plaća s mobitela. Podsjetnik za dospjelo možete poslati mailom, bez zvanja i bez neugode. Svaki takav upit koji ne dođe do vas je vaše vrijeme.

Ne dodajemo im kanal nego zamjenjujemo poruke koje im ionako šaljete, samo na jednom mjestu i bez izgubljenih obavijesti. Roditelj ne mora ništa instalirati. Najčešća povratna informacija koju dobijemo je da im je konačno jasno što, kada i koliko treba platiti.

I ne morate ih unositi ručno. Postojeći popis se uvozi iz Excela s automatskim prepoznavanjem stupaca, a nove članove kroz javnu prijavu upisuju sami roditelji. Ako popis nije uredan, pošaljite nam ga i mi ćemo ga pripremiti.

Excel ne šalje obavijesti, ne generira uplatnice i ne zna tko je bio na treningu. Sve to i dalje radite vi ručno, a Excel samo pamti rezultat. Broj članova nije razlog za odgodu jer mali klub obično ima i najmanje ljudi za administraciju.

Nema akcije koju ne možete ispraviti. Krivo označen dolazak se odznači, kriva uplatnica ispravi, obrisani član vrati. Ako nešto ipak zapne, javite nam i riješimo isti dan.

Smijete, uz uvjete koje smo ispunili. Podaci se čuvaju na poslužiteljima u Europskoj uniji, potpisujete ugovor o obradi podataka, a privole roditelja prikupljate i evidentirate kroz aplikaciju. U praksi je to urednije od bilježnice u torbi trenera i popisa s OIB-ovima u grupnom chatu.

Podaci su vaši i u svakom ih trenutku izvozite u Excel: članovi, grupe, dolasci i uplate. Ne držimo vas zaključanima ni ugovorom ni formatom podataka.

Ne morate, ako podaci nastaju na treningu. Broj održanih termina, prisutnost po grupi i stanje uplata izvučete kad zatrebaju, bez ijednog prepisivanja. Klubovi koji vode evidenciju uredno kroz godinu izvještaj zatvore u jedno popodne.

Postavljanje traje petnaestak minuta, a Brzi način se trenerima objasni u dvije rečenice. Ako želite, uvod održimo mi, s vama i vašim voditeljima. To je jedini sat koji ćete uložiti i vraća se već prvi mjesec.